Ausschreibung von Krankenhausinformationssystemen: Schnell, kostengünstig und rechtssicher

Auf dem Weg in die Digitalisierung sind viele Krankenhäuser, nicht zuletzt aufgrund der Vorgaben aus dem KHZG (Krankenhauszukunftsgesetz), gezwungen, neue Software-Lösungen, wie Krankenhausinformationssysteme (KIS), öffentlich auszuschreiben. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Ausschreibung schnell, kostengünstig und rechtssicher abläuft und gleichzeitig alle Anforderungen berücksichtigt? Wir geben Ihnen die entscheidenden Tipps, um diesen Prozess effizient zu gestalten.

Worauf müssen Sie achten?

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Vor Beginn des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Informieren Sie sich über die einschlägigen Gesetze und Vorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre Vorgehensweise rechtssicher ist und keine rechtlichen Probleme auftreten. Bei öffentlichen Ausschreibungen kann es wichtig sein, welche Schritte sie unternommen haben, schon bevor sie ausgeschrieben haben. Beispielsweise kann Art und Umfang der Kommunikation mit potentiellen Anbietern bereits vor der Ausschreibung geregelt sein.

2. Klare Anforderungen definieren

Definieren Sie klare Anforderungen an das Krankenhausinformationssystem oder Softwaresystem das sie anschaffen wollen. Berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Einrichtung sowie Ihrer Mitarbeiter und Patienten. Je genauer die Anforderungen definiert sind, desto gezielter können potenzielle Anbieter darauf reagieren. Es hat sich bewährt, entsprechende Kataloge mit Anforderungen zu erstellen und diese Anforderungen als Muss- oder Kannkriterien zu definieren. Erfahrungsgemäss nimmt dieser Teil einer Ausschreibungsvorbereitung einen Großteil der gesamten Zeit in Anspruch. Hier ist daher besonders ratsam, wenn man auf eine standardisierte Vorgehensweise zurückgreift. Wir verwenden hierfür standardisierte Anforderungskataloge, die wir im Laufe der Jahre selbst entwickelt haben. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen geht.

3. Erstellung des Lastenhefts und benötigte Dokumente

Ein Lastenheft ist ein zentrales Dokument im Ausschreibungsprozess für Krankenhausinformationssysteme. Es beschreibt die Anforderungen und Funktionen, die das KIS erfüllen muss. Bei der Erstellung des Lastenhefts sollten Sie folgende Punkte beachten:
Definieren Sie genau, welche Funktionen und Eigenschaften das KIS haben muss. Berücksichtigen Sie dabei sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen.
Binden Sie relevante Stakeholder wie Ärzte, Pflegepersonal und IT-Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen angemessen berücksichtigt werden.
Stellen Sie sicher, dass das Lastenheft vollständig und konsistent ist. Überprüfen Sie, ob alle Anforderungen klar und verständlich formuliert sind und keine Widersprüche enthalten sind.

4. Realistische Zeit- und Kostenplanung:

Neben dem Lastenheft benötigen Sie für die Ausschreibung von Krankenhausinformationssystemen auch weitere Dokumente wie:

- technische und formale Dokumentationen
- Architekturskizzen
- Teilnahmeanträge
- Angebotsaufforderungen
- Angebotsunterlagen
- Vertragsentwürfe
- ...

Planen Sie den Ausschreibungsprozess daher realistisch in Bezug auf Zeit und Kosten. Setzen Sie klare Meilensteine und Termine fest, um den Prozess zu strukturieren und Verzögerungen zu vermeiden. Beachten Sie dabei auch mögliche Kosten für externe Berater für fachliche und juristische Unterstützung. Bedenken Sie auch, dass es bei der Erhebung der Anforderungen wie unter 2. beschrieben, sehr häufig zu Erkenntnissen kommt, die eine Betrachtung der Prozesse sinnvoll erscheinen lässt. Solche Ereignisse, bzw. Prozessanalysen können dann zusätzlich einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten.

4. Transparente Kommunikation

Kommunizieren Sie im Ausschreibungsprozess  transparent mit potenziellen Anbietern und stellen Sie sicher, dass alle Informationen und Anforderungen klar und verständlich sind. Klären Sie offene Fragen rechtzeitig und geben Sie den Anbietern ausreichend Zeit, um qualifizierte Angebote einzureichen.

Indem Sie diese Schritte befolgen und die benötigten Dokumente sorgfältig erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Ausschreibung für ihr neues Krankenhausinformationssystem, Laborinformationssystem oder jede andere Softwarelösung schnell, kostengünstig und rechtssicher abläuft.

Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung und haben eine standardisierte und strukturierte Vorgehensweise entwickelt, die Ihnen Zeit und Kosten spart und den Erfolg garantiert.

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